Все знают, что нужно быть организованным, действовать по намеченным планам, укладываться в сроки, а на деле все часто получается не так, как на бумаге. В действие вступают отвлекающие факторы, стрессы, усталость, а иногда и просто лень. Это общая проблема.
Плохая организация обычно приводит к уменьшению производительности и упущенным возможностям и может привести к увеличению проволочек и стресса.
К счастью, есть несколько простых вещей, которые вы можете сделать, которые помогут вам стать организованным и оставаться таким.
И что еще лучше, эти навыки можно использовать дома или на работе, и они одинаково полезны в обоих случаях.
Организационные навыки - это сочетание тайм-менеджмента и самомотивации. Но если это звучит немного устрашающе, вероятно, лучше рассмотреть организацию с точки зрения последовательности шагов, которые вы можете предпринять.
Вот шаги, которые помогут вам отточить ваши организационные навыки.
Будьте ясны в том, что вам нужно сделать
Если вы один из тех людей, которые изо всех сил пытаются вспомнить, что должны сделать или что хотели, тогда составьте список. Если у вас одно или два дела, то вы будете о них помнить. Но если молодой маме нужно с утра собрать ребенка на утренник, днем провести совещание на работе, составить отчет и успеть в салон красоты, то что-то можно упустить.
Пишите списки
Если одного списка недостаточно, сделайте несколько. Некоторые люди считают, что они лучше всего работают с одним чек-листом, но другие имеют долгосрочный список «Что делать», дополненный ежедневным списком «Задачи».
Можно сделать список рабочих дел на неделю. Некоторые любят использовать специальные планировщики на гаджетах, кому-то удобно писать планы на бумаге.
Решите, когда вы собираетесь это сделать
Исследования показывают, что наш мозг может не беспокоиться о вещах, которые мы еще не начали делать.
Вот почему вы просыпаетесь ночью и паникуете по поводу той работы, о которой забыли. Интересно, однако, что включение работы в список и, что самое важное, принятие решения о том, когда вы собираетесь это сделать, кажется достаточным, чтобы подключить мозг к контролю за полученной задачей.
Дайте себе время и пространство
Вы должны сосредоточиться и хорошо подумать, чтобы организоваться. Потратьте немного времени каждый день, чтобы подумать о том, что вы должны сделать и спланируйте, когда вы собираетесь это сделать. Лучше заняться этим либо в начале дня, либо в конце дня для следующего. Этим можно заняться по пути на работу или в институт или просто уделите 10 минут, когда вы впервые приступаете к работе.
Если вы изо всех сил пытаетесь найти это время, запланируйте его. На работе сядьте в столовую или тихий угол комнаты для совещаний, чтобы никто не разговаривал с вами, или у вас не возникло соблазна «просто проверить вашу электронную почту».
Решите, что важно, а что срочно
Это деликатное различие, но все можно разделить задачи на срочные или нет, важные или нет.
Некоторые вещи неотложны. Другие могут подождать.
Разбивайте и делегируйте задачи
Разбейте задачи на составные части и подумайте, можете ли вы делегировать какую-либо из них.
Вы действительно должны сделать всю сразу? И вам действительно нужно делить ее на части? Иногда для делегирования может потребоваться столько же времени, сколько и для выполнения задачи, особенно если она небольшая, но для объяснения и последующей проверки может потребоваться некоторое время. Но если это относительно просто, то это идеальная задача для делегирования.
И, не откладывая без необходимости, подумайте, действительно ли вам нужно сделать это сегодня или есть что-то более важное или срочное, чтобы ничего не упустить.
Не расстраивайтесь от дополнительных задач
Вы только что провели 10 минут, организовывая себя, и вы возвращаетесь к своему рабочему столу, чтобы найти электронное письмо от вашего босса, в котором вам советуют бросить все и просто закончить отчет, который внезапно стал самой важной и неотложной проблемой в мире.
Не расстраивайтесь. Просто у вас появилось что-то еще, что не может ждать, и вы можете договориться о продлении сроков для другой работы. Если вы сами руководитель бизнеса, то такие ситуации будут возникать постоянно, поэтому есть смысл запланировать время для чего-то неожиданного.
Будьте в курсе вещей
Когда вы очень заняты, легко упустить новую информацию и изменения. Вы можете потратить время на выполнение уже неактуальной задачи, а затем понадобится несколько часов, чтобы выполнить то, что требуется.
Детские игрушки и скопление дел
Детям быстро надоедает играть в одни и те же игры. Покатав машинки, они достают пластилин, затем конструктор, а потом - другие игрушки. Детская комната быстро заполняется хламом, части игрушек теряются, другие ломаются, а разобрать их в конце дня становится совсем непросто.
Но если вы настаиваете на том, чтобы ваши дети убирали каждый набор игрушек перед тем, как достать следующие, то наведение порядка в конце дня займет гораздо меньше времени.
Те же самые правила применяются к общей организации: следите за каждым делом и исправляйте сразу. С запущенными делами разбираться гораздо сложнее.
Организация себя или организация проектов?
Большая часть принципов подходит как к бизнесу, так и к семейной жизни, позволяет управлять деловыми проектами и личными событиями.
Самое главное - регулярно находить время, чтобы подумать о том, что вам нужно делать и когда. Нужно следить за тем, чтобы успевать все делать вовремя.
Визуализация
Есть такие неприятные задачи, выполнение которых важно, но даже понимание этого не помогает заставить себя приступить к этому. Разобраться в причинах торможения можно, но на это тоже требуется время. Очень хорошо помогает визуализация. Вспомните что-нибудь приятное, а потом на этой волне представьте, как вы начинаете, а затем благополучно заканчиваете "нежеланное" дело, будь это мытье полов или финансовый отчет. Проделайте это несколько раз - и результат обязательно появится.
А так как всех дел не переделаешь, обратите свое внимание на то, что действительно принесет дивиденды, пользу, позитивные изменения.
А ЧТО ВЫ ДУМАЕТЕ ОБ ЭТОМ?